چالش: حتی بعد از پوشه‌بندی هم ممکن است تعدد پوشه‌ها آزاردهنده باشد. پوشه‌های قدیمی یا بی‌مصرف درست مثل حرف مفت ذهن را اذیت می‌کنند.
همهٔ یادداشت‌ها و ایده‌ها اولویت یکسانی ندارند. درست مثل ذهن انسان که همیشه روی چند موضوع خاص متمرکز است و هیچ‌گاه نمی‌تواند به همه‌چیز فکر کند.
سیستم مدیریت دانش، بسط حافظه و ذهن ماست. پس بهتر است از قواعد آن پیروی کند. اگر ذهن حداکثر توانایی فکر کردن به ۵ تا ۹ موضوع را دارد، یادداشت‌های مورد تمرکز ما در سیستم مدیریت دانش هم باید در همین بازه قرار بگیرد. اگر ذهن مطالب قدیمی و به‌دردنخور را فراموش می‌کند، سیستم مدیریت دانش هم باید قابلیت فراموشی داشته باشد و الی آخر.
مدل PARA بسیار به ساختار ذهن انسان نزدیک است و به همین دلیل می‌تواند الگوی مناسبی برای سازمان‌دهی پوشه‌ها و پروژه‌ها و کارها باشد. طبق این مدل، یادداشت‌ها به چهاردستهٔ زیر تقسیم می‌شوند:
- پروژه‌ها (Projects): کارهایی که زمان شروع و پایان مشخص دارند. مثل یادداشتی که همین الان در حال نوشتنش هستید. پروژه‌ها حکم غذای روی گازی را دارند که باید مدام به آن‌ها سر زد و تکمیل‌شان کرد. پروژه‌ها حکم میوهٔ درخت را دارند.
- زمینه‌ها (Areas): کارها و مطالبی که در زندگی روزمره ما حاضرند. مثل رشته‌ای که در آن تحصیل می‌کنیم، شرکتی که در آن کار می‌کنیم یا کلان‌پروژه‌ای که مدام پروژه‌های کوچک‌تر تولید می‌کند. زمینه‌ها به نسبت پروژه‌ها اولویت پایین‌تری دارند؛ اما همیشه در پس ذهن ما هستند. زمینه‌ها حکم شاخه‌ها و تنهٔ درخت را دارند.
- منابع (Resources): اطلاعاتی که به ممکن است به آن‌ها نیاز پیدا کنیم. مثل خلاصهٔ یک کتاب، لینک یک سخنرانی یا شمارهٔ یک دوست. برخلاف زمینه‌ها، منابع در پس ذهن ما نیستند؛ بلکه اطلاعاتی هستند که ممکن است روزی به آن‌ها نیاز پیدا کنیم. منابع حکم خاک و آب سیستم مدیریت دانش ما را دارند.
- آرشیو (Archive): هر کار یا یادداشتی که قبلاً در یکی از دسته‌های بالا قرار می‌گرفته و حالا دیگر اهمیتی برای ما ندارد، در این دسته قرار می‌گیرد. مثل یادداشت‌های درسی که آن را پاس کرده‌ایم یا حرف‌هایی که دیگر به آن‌ها نیازی نداریم. این مطالب دیگر در جریان زندگی ما نیستند و به احتمال زیاد نیازی به آن‌ها پیدا نمی‌کنیم. ولی محض احتیاط آن‌ها را در جایی دور از چشم نگه می‌داریم که در زمان نیاز به آن مراجعه کنیم. آرشیو، حکم میوه‌های پلاسیده، برگ‌های خشک شده و شاخه‌های هرس شده را دارند.