چالش: ریختن اطلاعات روی کلهٔ هم یک ساختار مسطح می‌سازد که دسترسی به اطلاعات و یادآوری آن‌ها را دشوار می‌کند.
یک کتاب‌خانه را در نظر بگیرید. در آن برای مرتب‌سازی کتاب‌ها ابتدا دسته‌های اصلی مشخص می‌شوند (جامعه‌شناسی، علوم پایه، رمان و…) و سپس برای هر دسته، زیردسته‌های خاصی تعیین می‌شود (رمان ایرانی، رمان آمریکای جنوبی، رمان ژاپنی و…) و این قضیه تا چند مرحله ادامه دارد تا همهٔ آن‌ها دقیق مرتب شوند.
ساختار درختی مدیریت اطلاعات در کتاب‌خانه به کاربر آن اجازه می‌دهد تا با طی چند مرحله، به محتوای دلخواه خودش برسد. سیستم مدیریت دانش هم باید امکان مشابهی را برای شما فراهم کند.
طبقه‌بندی بر اساس پوشه و برچسب بناست که سرعت دسترسی به اطلاعات را بیشتر کند. اگر هنوز یادداشت‌های زیادی ننوشته‌اید یا پوشه‌بندی به قدری جزئی است که فرآیند یافتن را برای شما کُنْد می‌کند، بهتر است فعلاً این کار را انجام ندهید.
الگو: هرگاه رسیدن به ایده‌ها و یادداشت‌ها از ساختار مسطح دشوار و زمان‌بر شد، تقسیم‌بندی و طبقه‌بندی داده‌ها را به صورت لایه‌لایه شروع کنید. مدل PARA یک راهکار خوب برای سازمان‌دهی یادداشت‌هاست.
ویدئوی زیر توضیحی دربارهٔ چرایی و چگونگی ساختاربندی لایه‌لایه است:
ساختار لایه‌لایه در اتصال یادداشت‌ها و محتوای آن‌ها به یکدیگر هم کاربرد دارد—۳. رد کردن نخ تسبیح از بین یادداشت‌ها، ۷. مشخص کردن ایستگاه‌های متن.